آیین نامه تحریر دفاتر


کلیات

ماده 1) مقررات اين آئين‌نامه شامل مؤدياني است كه در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 و اصلاحيه‌هاي بعدي آن، ترازنامه و حساب سود و زيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود و زيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي‌نمايند.
تبصره ـ مؤديان در انتخاب يكي از رويه‌هاي حسابداري براساس استانداردهاي پذيرفته شده مجازند و در سالهاي بعد بايد همان رويه را اعمال نمايند. در صورتي كه به جهات مشخصي تغيير رويه داده باشند مكلفند اثرات حاصل از تغيير رويه را بر صورتهاي مالي مشخص و طي يادداشتي جداگانه پيوست اظهارنامه به اداره امور مالياتي تسليم نمايند.

مشخصات دفاتر قانوني:
ماده 2)
دفاتر قانوني مشمول اين آئين‌نامه عبارت است از كليه دفاتر روزنامه و كل اعم از مشترك يا جدا از يكديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) كه قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري در آنها، دفاتر روزنامه و كل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گرديده و به فارسي تحرير شده باشد.
تبصره 1 ـ اشتباه در شماره‌گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پملب دفاتر در مراجع مذكور موجب بي‌اعتباري دفاتر نخواهد بود.
تبصره 2 ـ نوشتن دفاتر با وسايلي كه به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافيت) ممنوع است.
تبصره 3 ـ ادارات امور مالياتي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحيه خود را به ادارات امور مالياتي مربوط ارسال نمايند.
ماده 3) موديان مشمول اين آئين‌نامه مكلفند براي هر سال مالي، فقط از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده ظرف يك سال قبل استفاده نمايند، مگر اينكه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد كه در اينصورت مجاز هستند دفاتر جديد امضاء، پلمب و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده 16 اين آئين‌نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت كنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه براي استفاده در هر سال مالي، در اظهارنامه مالياتي مربوط به آن سال الزامي است.

ماده 4) دفتر روزنامه دفتري است كه اشخاص حقوقي يا حقيقي كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي خود را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت نمايند.
ماده 5) دفتر كل دفتري است كه عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل يا كدگذاري حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت مي‌شود به ترتيبي كه تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه از آن امكان‌پذير باشد.
ماده 6) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفتري است كه حداقل داراي ستونهائي براي درج تاريخ، شرح معاملات؛ درآمد، هزينه و دارائي‌هاي قابل استهلاك باشد و معاملات مذكور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به طوري كه در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مودي و تنظيم حساب سود و زيان از آن امكان‌پذير باشد

نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني:

ماده 7) مؤدياني كه دفتر روزنامه و كل نگهداري مي‌نمايند بايد كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي و مؤديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي‌هاي قابل استهلاك خود را طبق مقررات اين آئين‌نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت كنند ولو آنكه براي نگهداري حسابها از ماشين‌هاي الكترونيكي و كارتهاي حساب استفاده شود.
تبصره ـ اشتباهات حسابداري در صورتي كه بعداً در اثناء عمليات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.
ماده 8) مؤديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي‌توانند تمام يا قسمتي از درآمد و هزينه‌هاي مشابه روزانه را تحت يك شماره رديف در دفتر ثبت نمايند. مشروط به اينكه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قيد و اگر متكي به اسناد و مدارك باشد مشخصات آن را نيز در ستون مزبور درج نمايند. در صورتيكه اقلام درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائيهاي قابل استهلاك متكي به اسناد و مدارك باشد، موديان مذكور مي‌بايست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارك مربوط را به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي كه براي رسيدگي مأموران مالياتي قابل استفاده باشد نگهداري نمايند.
ماده9) در مواردي كه دفاتر روزنامه و كل نگهداري مي‌شود، كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي مربوط و در موارد نگهداري دفاتر مشاغل، درآمدها و هزينه‌ها و خريد و فروش دارائيهاي قابل استهلاك بايد در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1 ـ تاريخ مذكور در مدارك يا فاكتور فروش يا خريد و غيره ملاك قطعي تأخير تحرير شناخته نمي‌شود و هرگاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز كار موسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بين تاريخ فاكتور يا مدارك و روز آماده شدن آن براي ثبت در دفتر تأخير ثبت تلقي نخواهد شد.
تبصره 2 ـ تأخير در تحرير عمليات در صورتي كه به منظور سوء‌استفاده نباشد تا 15 روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيأت 3 نفري موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/66 و اصلاحيه‌هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.
تبصره 3 ـ در مواردي كه دفاتر موضوع اين آئين‌نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني از دسترس مودي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداكثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء، پلمب و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت كند، تأخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.
تبصره 4 ـ تأخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديد‌التأسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود.
ماده 10) كليه عمليات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه بايد حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل نقل شود.
ماده11) موسساتي كه داراي شعبه هستند مكلفند با توجه به روشهاي حسابداري خود خلاصه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتيكه داراي دفاتر پلمب شده باشند، لااقل سالي يكبار (تا قبل از بستن حسابها) و در غير اينصورت ماه به ماه در دفاتر مركز موسسه ثبت كنند.
ماده 12) امضاء و پلمب دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينكه تا تاريخ امضاء و پلمب هيچگونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تأخير امضاء پلمب تا حد مجاز مقرر در تبصره‌هاي 3 و 4 ماده 13 اين آئين‌نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 اين آئين‌نامه در مورد دفتر كل، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.
ماده 13) مؤدياني كه از سيستمهاي الكترونيكي استفاده مي‌نمايند، موظفند حداقل ماهي يكبار خلاصه عمليات داده شده به ماشينهاي الكترونيكي را در دفتر روزنامه يا مشاغل حسب مورد ثبت و حداكثر ظرف مهلت تعيين شده در ماده 14 اين آئين‌نامه به دفتر كل منتقل كنند، علاوه بر اين بمنظور تسهيل رسيدگي بايد آئين‌نامه‌ها يا دستورالعملهاي كار ماشين و برنامه‌هاي آن و نحوه كار با نرم‌افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار مأموران رسيدگي قرار دهند. ضمناً مؤديان مذكور مكلفند هر سه ماه يكبار خلاصه عمليات داده شده به ماشينهاي الكترونيكي را حداكثر 10 روز پس از پايان سه ماه به اداره امور مالياتي مربوطه تسليم نمايند.

موارد رد دفاتر:

ماده 14) تخلف از تكاليف مقرر در اين آئين‌نامه در موارد زير موجب رد دفاتر مي‌باشد:
1- در صورتي كه دفاتر ارائه شده به نحوي از پلمب خارج شده و يا فاقد يك يا چند برگ باشد.
2- عدم ثبت يك يا چند فعاليت مالي در دفاتر به شرط احراز.
3- ثبت تمام يا قسمتي از يك فعاليت در حاشيه.
4- ثبت تمام يا قسمتي از يك فعاليت (آرتيكل) بين سطور.
5- تراشيدن، پاك كردن و محو كردن مندرجات دفاتر به منظور سوء‌استفاده.
6- جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در صفحات و سفيد ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء‌استفاده.
7- بستانكار شدن حسابهاي نقدي و بانكي، مگر اينكه حسابهاي بانكي با صورتحساب بانك مطابقت نمايد و يا بستانكار شدن حسابهاي بانكي يا نقدي ناشي از تقدم و تأخر ثبت حسابها باشد كه در اين صورت موجب رد دفتر نيست.
8- تأخير تحرير دفاتر روزنامه و مشاغل زايد بر حد مجاز مقرر در تبصره‌هاي 2 و 3 و 4 ماده 13 و تأخير تحرير دفتر كل زايد بر حد مجاز مقرر در ماده 14 و تأخير تحرير زايد بر حد مقرر در ماده 17 اين آئين‌نامه.
9- عدم ثبت عمليات شعبه يا شعب در دفاتر مركز طبق مقررات ماده 15 اين آئين‌نامه
10- اشتباه حساب حاصل در ثبت عمليات موسسه در صورتيكه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 اين آئين‌نامه اقدام نشده باشد.
11- در صورتيكه مؤديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايند.
12- عدم ارائه آئين‌نامه‌ها يا دستورالعملهاي كار ماشين و برنامه‌هاي آن و نحوه كار با نرم‌افزارهاي مالي مورد استفاده و همچنين عدم تسليم خلاصه عمليات موضوع ماده 17 اين آئين‌نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصي كه از سيستمهاي الكترونيكي استفاده مي‌نمايند.
13- عدم ارائه يك يا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمب شده (ولو نانويس)
14- استفاده از دفاتر ثبت و پلمب شده سالهاي قبل (با توجه به مقررات ماده 3 اين آئين‌نامه)
15- عدم تطبيق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سيستمهاي الكترونيكي، در مورد اشخاصي كه از سيستمهاي مذكور استفاده مي نمايند.
16- ثبت هزينه‌ها و درآمدها و هر نوع اعمال و اقلام مالي غيرواقع در دفاتر بشرط احراز (توضيح آنكه ثبت هزينه‌هايي كه وقوع آن محقق بوده اما به دلايل خاص قانوني قابل قبول از حيث مالياتي نيست و برگشت داده مي‌شود، بمنزله ثبت هزينه‌هاي غيرواقعي تلقي نمي‌شود.)
تبصره ـ در مورد بند 6 اين ماده چنانچه سفيد ماندن جهت ثبت تراز افتتاحي باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنين سفيد ماندن ذيل صفحات دفتر در آخر هر روز يا هر هفته يا هر ماه به شرطي كه اسناد داراي شماره رديف بوده و قسمت سفيد مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللي وارد نمي‌آورد.